Whistleblowing – esprimere le proprie preoccupazioni

La Politica Hiscox in materia di whistleblowing impegna l’organizzazione a garantire che nessuna persona subisca ritorsioni o trattamenti pregiudizievoli a seguito della segnalazione, in buona fede, di un’autentica preoccupazione relativa a maltrattamenti o illeciti. Questa politica garantisce che sia gli stakeholder interni sia quelli esterni si sentano autorizzati a segnalare preoccupazioni in modo riservato e senza timore di trattamenti ingiusti.

1.1 Chi può segnalare una preoccupazione?

Il whistleblowing si verifica quando una persona effettua una divulgazione di informazioni riguardanti un pericolo, un rischio, una cattiva pratica o un illecito, oppure fornisce determinati tipi di informazioni, di norma su pratiche illegali o disoneste all’interno di un’organizzazione. Il segnalante (whistleblower) è la persona che solleva una questione reale relativa a una segnalazione di whistleblowing.

La Politica di whistleblowing si applica a tutti coloro che acquisiscono informazioni su violazioni, inclusi (a titolo esemplificativo e non esaustivo) i soggetti indicati di seguito:

  • Tutti i dipendenti attuali ed ex dipendenti di Hiscox
  • Candidati a posizioni presso Hiscox o persone il cui contratto di lavoro non è ancora iniziato
  • Dirigenti / funzionari
  • Appaltatori, subappaltatori, i loro membri direttivi e i relativi dipendenti
  • Volontari, stagisti o tirocinanti
  • Lavoratori occasionali
  • Fornitori e lavoratori tramite agenzia
  • Azionisti e membri degli organi amministrativi, di gestione o di supervisione non esecutivi.

1.2 Cosa può essere segnalato?

Di seguito è riportato un elenco non esaustivo di questioni che potrebbero essere considerate preoccupazioni di whistleblowing:

  • reati penali
  • frode o comportamento scorretto
  • cattiva gestione finanziaria
  • questioni di salute e sicurezza
  • mancata indagine su accuse di molestie o aggressioni da parte di un dipendente nei confronti di un altro
  • mancato rispetto degli obblighi legali
  • corruzione, tangenti o criminalità finanziaria
  • mancato rispetto degli obblighi normativi/regolamentari
  • mancato rispetto di politiche e procedure interne
  • comportamenti che possono arrecare danno alla reputazione o al benessere finanziario di Hiscox
  • occultamento deliberato di quanto sopra
  • minaccia per l’interesse pubblico o violazione della normativa

Canale di segnalazione interno e canale di segnalazione esterno tramite il Commissariat aux Assurances (CAA) o canale locale del Paese

Le preoccupazioni di whistleblowing possono essere sollevate attraverso diversi canali interni e anche esternamente.

2.1 Segnalazione tramite canali interni

Per rendere il nostro canale interno conforme alle misure sopra indicate, esso resterà disponibile per i membri del personale tramite i canali descritti nelle Policy e Procedure disponibili sulla intranet (The Gallery).

I canali di seguito indicati sono estesi a tutte le persone idonee tramite:

Web, tramite: https://www.safecall.co.uk/report/

Chiamata al servizio: il servizio Safecall è disponibile 24/7, 365 giorni l’anno, tramite il numero riportato di seguito e consente di parlare con qualcuno nella lingua preferita (vedere il link seguente per i numeri verdi internazionali - https://www.safecall.co.uk/en/file-a-report/telephone-numbers/)

Indirizzo email: [email protected]

Invio postale al seguente indirizzo: 35 avenue Monterey, L-2163, Luxembourg, Luxembourg; all’attenzione di Daniel Williams

Di persona: Le preoccupazioni possono essere segnalate anche di persona. Se questa è la tua preferenza, faccelo sapere utilizzando uno dei canali sopra indicati.

Se richiedi un incontro di persona, l’incontro può, previo tuo consenso, essere documentato mediante (i) registrazione della conversazione in una forma durevole e recuperabile oppure (ii) redazione di verbali accurati dell’incontro da parte dei membri responsabili della gestione della tua segnalazione. Ti offriamo inoltre la possibilità di verificare, correggere e approvare i verbali firmandoli.

La segnalazione può essere effettuata in forma anonima, se lo si desidera, e sarà fatto ogni sforzo per preservare la riservatezza del segnalante. L’identità del segnalante o di eventuali terzi coinvolti sarà divulgata esclusivamente nei casi in cui ciò diventi inevitabile per legge (ad esempio, in virtù dell’obbligo di Hiscox di informare le autorità se i fatti sono tali da poter costituire un crimine o un reato).

Misure contro le ritorsioni e riservatezza

Hiscox non consentirà alcuna ritorsione o molestia nei confronti di un segnalante o di qualsiasi persona collegata che assista in un’indagine a causa del proprio coinvolgimento in una segnalazione e/o indagine. Ciò si applica anche nei casi in cui un’indagine non confermi le accuse formulate.

Le tue informazioni saranno trattate in modo riservato. Tale riservatezza si applica anche a tutte le altre informazioni dalle quali l’identità del segnalante possa essere ricavata direttamente o indirettamente. Adottiamo misure appropriate per gestire con attenzione tutte le informazioni ricevute e per tutelare gli interessi di tutti i soggetti coinvolti. Tutti i dati forniti saranno trattati in conformità alla normativa applicabile in materia di protezione dei dati e alla nostra informativa sulla privacy. Per ulteriori informazioni sulla nostra informativa sulla privacy, fare riferimento al nostro sito web: https://www.hiscox.lu/privacy-policy 

Follow-up

Quando invii una segnalazione, riceverai una conferma di ricezione entro sette giorni.

Ti invitiamo a fornirci un recapito (ad esempio il tuo nome e/o un indirizzo email) al momento dell’invio della segnalazione. In questo modo potremo contattarti per eventuali domande di follow-up. Tuttavia, se preferisci rimanere anonimo, rispetteremo la tua decisione e il tuo caso sarà comunque oggetto di indagine.

Il riscontro sarà fornito entro un termine ragionevole che non supererà i tre mesi dalla conferma di ricezione.

2.2 Segnalazione tramite canale esterno

Le segnalazioni di whistleblowing possono essere comunicate in modo indipendente al Commissariat aux Assurances (CAA) per qualsiasi violazione delle leggi e dei regolamenti lussemburghesi applicabili.

Istruzioni dettagliate su come effettuare una segnalazione sono disponibili sul sito web del CAA al seguente link: https://www.caa.lu/fr/whistleblowing.

Sono inoltre disponibili canali esterni presso le autorità di vigilanza competenti negli altri Paesi europei in cui opera HSA, inclusa l’Italia: https://www.anticorruzione.it/-/WHISTLEBLOWING.

Si raccomanda a tutte le persone idonee alla segnalazione di utilizzare innanzitutto la nostra procedura di segnalazione interna tramite i canali descritti sopra, prima di contattare il CAA o le Autorità italiane per una segnalazione esterna.